Protecția datelor personale

1. Eu, VIRGILIU-SORIN MUFLIC, sunt un Notar Public în Anglia și Țara Galilor, înregistrat la Information Commissioner’s Office (“ICO”) sub numărul ZB728565. Îmi ofer serviciile notariale prin intermediul firmei MUFLIC NOTARIES LIMITED, o societate privată cu răspundere limitată înregistrată în conformitate cu prevederile Companies Act 2006 de către Registrul Companiilor din Anglia și Țara Galilor sub numărul 15876436. Firma are sediul social la adresa: The Office, Gothic House, Barker Gate, Nottingham, NG1 1JU, Anglia și prestează servicii sub denumirile comerciale „Mr Notary” și „Notariat.UK”. Firma MUFLIC NOTARIES LIMITED este înregistrată la Information Commissioner’s Office (“ICO”) sub numărul ZB728555. Oriunde în continuarea acestui document se face referire la „Afacere”, sau la „noi”, sau la „al nostru”, referirea este la mine personal, ca Notar Public și la firma MUFLIC NOTARIES LIMITED.

2. Dacă aveți întrebări despre această notificare privind protecția datelor personale (denumită în continuare „Notificarea”), vă rog să ne contactați prin email la contact@notariat.uk.

3. În timpul furnizării de servicii notariale și de servicii asociate, inclusiv în timp ce accesați website-ul nostru și funcțiile online ale acestuia (toate aceste servicii enumerate aici fiind denumite în continuare „Serviciile”), datele cu caracter personal ale dumneavoastră și ale unor terți vor fi procesate de către Afacere după cum este explicat mai jos.

4. Atunci când vom efectua modificări ale conținutului acestei Notificări, vă vom anunța despre aceasta fie prin postarea Notificării actualizate pe website-ul nostru, fie în alt mod pe care îl vom considera adecvat. Dacă veți continua să utilizați în continuare Serviciile după notificarea acestor modificări, vom considera că aveți cunoștință despre aceste modificări și că le-ați acceptat.

5. VĂ RUGĂM SĂ REȚINEȚI: sunteți de acord să despăgubiți Afacerea, afiliații, ofițerii, angajații, agenții și subcontractanții săi (fiecare parte fiind denumită în continuare „Parte Despăgubită”) pentru orice pretenții, pierderi, cereri, acțiuni, răspunderi, amenzi, penalități, cheltuieli rezonabile, daune și sume convenite pentru stingerea litigiilor (inclusiv taxe și costuri legale rezonabile) suportate de orice Parte Despăgubită, dacă acestea decurg din sau sunt în legătură cu orice încălcare de către dumneavoastră a garanțiilor incluse în paragrafele 8 și 9 de mai jos.

Ce sunt datele personale?

6. „Date cu caracter personal” înseamnă orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”), care poate fi identificată direct sau indirect. “Datele cu caracter personal” pot include numele, adresa, adresa de e-mail, numărul de telefon, adresa IP, datele de localizare, cookie-urile și orice informații similare. “Datele cu caracter personal” pot include, de asemenea, „categorii speciale de date cu caracter personal”, cum ar fi originea rasială sau etnică, opiniile politice, convingerile religioase sau filozofice, apartenența la un sindicat, date genetice sau biometrice prelucrate în scopul identificării unice a persoanei vizate, date referitoare la sănătatea acelei persoane sau date privind viața sexuală sau orientarea sexuală a unei persoane.

7. Afacerea poate prelucra date cu caracter personal și categorii speciale de date cu caracter personal pe care le furnizați în legătură cu Serviciile. Aceste date pot fi despre dumneavoastră și/sau despre alte persoane vizate, de exemplu persoane fizice ale căror detalii sunt incluse în orice materiale furnizate de dumneavoastră Afacerii. Afacerea poate obține informații despre dumneavoastră și despre alte persoane vizate de la terți furnizori de servicii, cum ar fi platformele de due diligence. Dacă utilizați Serviciile noastre online, compania poate colecta informații despre dispozitivele dumneavoastră, inclusiv date despre navigarea pe internet.

8. Furnizarea anumitor date cu caracter personal este obligatorie și necesară pentru ca Afacerea să poată verifica identitatea și alte detalii ale clienților și, în consecință, să poată furniza Serviciile solicitate. Garantați în mod continuu că aceste date cu caracter personal sunt exacte, complete și actualizate. Nerespectarea acestei obligații a dumneavoastră poate duce la respingerea documentelor de către autoritățile de certificare relevante, la declararea lor ca invalide în țara de destinație sau la alte dificultăți în furnizarea completă a Serviciilor.

9. În ceea ce privește datele personale ale persoanelor vizate, garantați Afacerii în mod continuu că:

• acolo unde este cazul, sunteți autorizat să împărtășiți astfel de date cu caracter personal Afacerii în legătură cu Serviciile, și că oriunde se face referire la o altă persoană vizată, ați obținut consimțământul explicit și demonstrabil din partea tuturor persoanelor vizate relevante pentru includerea și utilizarea oricăror date personale care le privesc;
• în măsura în care acest lucru este necesar în legătură cu Serviciile, aceste date cu caracter personal sunt exacte, complete și actualizate; și
• fie vă oferiți consimțământul explicit și garantați că fiecare persoană vizată a furnizat consimțământul explicit pentru transferul de date cu caracter personal către organizații străine în legătură cu Serviciile așa cum se precizează la paragraful 18 al acestei Notificări, fie că există un alt temei legal alternativ pentru un astfel de transfer (cum ar fi atunci când transferul este necesar pentru încheierea sau executarea unui contract încheiat în interesul persoanei vizate).

Cum folosim datele dumneavoastră personale?

10. Afacerea va prelucra datele cu caracter personal numai în conformitate cu legea aplicabilă, în următoarele scopuri:

• pentru a răspunde la întrebările și solicitările dumneavoastră și la alte comunicări cu dumneavoastră;
• pentru a furniza Serviciile, inclusiv, acolo unde este cazul, pentru obținerea de acte de la organizații din străinătate;
• pentru a permite altor furnizori să îndeplinească anumite operațiuni în numele Afacerii în procesul de furnizare a Serviciilor, inclusiv pentru găzduirea website-ului, stocarea de date, verificarea identității, ori pentru alte funcții tehnice, logistice, de curierat, după caz;
• pentru a vă permite să utilizați funcții de pe website-ul nostru, atunci când alegeți să faceți acest lucru;
• pentru trimiterea de comunicări de marketing personalizate solicitate de dumneavoastră, precum și pentru difuzarea de publicitate personalizată pe dispozitivele dumneavoastră, conform intereselor dumneavoastră, în conformitate cu declarația noastră privind cookie-urile de mai jos. Aveți dreptul de a dezactiva cookie-urile sau de a vă dezabona făcând clic pe linkul furnizat în comunicarea electronică;
• pentru asigurarea securității Afacerii și prevenirea sau detectarea fraudei;
• pentru administrarea Afacerii noastre, inclusiv pentru soluționarea reclamațiilor, depanarea website-ului nostru, analiza datelor, testarea noilor funcții, precum și în scopuri de cercetare, statistică și sondaj;
• pentru dezvoltarea și îmbunătățirea Serviciilor noastre;
• pentru respectarea legislației aplicabile, inclusiv a regulilor de practică notarială, indicațiilor și reglementărilor emise de organismul de reglementare a activității notariale, sau ca răspuns la o solicitare legală din partea unei instanțe sau a unui organism de reglementare.

Temeiul legal pentru prelucrarea de către noi a datelor cu caracter personal în scopurile descrise mai sus va include de obicei: 

• prelucrarea necesară pentru a îndeplini un contract pe care l-am încheiat cu dumneavoastră sau cu alte persoane vizate, cum ar fi prelucrarea în scopurile prevăzute la paragrafele (a), (b), (c) și (d) de mai sus;
• consimțământul dumneavoastră, cum ar fi prelucrarea în scopurile prevăzute la paragraful (e) de mai sus;
• prelucrarea necesară pentru interesele noastre legitime sau ale unei terțe părți, cum ar fi prelucrarea în scopurile prevăzute la paragrafele (a), (b), (c), (f), (g) și (h) de mai sus efectuată pe baza intereselor legitime ale Afacerii de a se asigura că Serviciile sunt furnizate în mod corespunzător, de a asigura securitatea Afacerii și a clienților săi și administrarea corespunzătoare a Afacerii;
• prelucrarea necesară pentru respectarea unei obligații legale la care suntem supuși, cum ar fi prelucrarea în scopurile menționate la paragraful (i) de mai sus; şi
• orice alte temeiuri legale aplicabile pentru prelucrare.

Declarația privind cookie-urile

Ce sunt cookie-urile?

11. Pentru a colecta informații, inclusiv date personale, așa cum este descris în această Notificare, este posibil să folosim cookie-uri și tehnologii similare pe website-ul nostru. Un cookie este o mică informație care este trimisă în browser și stocată pe hard disk-ul computerului, telefonului mobil sau altui dispozitiv pe care îl folosiți. Puteți seta browserul să vă anunțe când primiți un cookie. Acest lucru vă permite să decideți dacă doriți să acceptați acel cookie sau nu. Cu toate acestea, unele dintre Serviciile oferite prin intermediul website-ului nostru pot să nu funcționeze corect dacă cookie-urile sunt dezactivate.

12. Cookie-urile pot fi primare sau terțe.

• Cookie-uri primare sunt cookie-uri pe care website-ul pe care îl vizitați le plasează pe dispozitivul dumneavoastră.
• Cookie-uri terțe sunt cookie-uri plasate pe dispozitivul dumneavoastră prin intermediul website-ului, dar de către terți, cum ar fi Google.

Cookie-urile plasate de website-ul nostru

13. Utilizăm următoarele cookie-uri pe website-ul nostru:

• Cookie-uri strict necesare. Aceste cookie-uri sunt esențiale pentru a vă permite să navigați pe website-ul nostru și să utilizați funcțiile acestuia. Fără aceste cookie-uri, Serviciile pe care le-ați solicitat nu pot fi furnizate. Acestea sunt șterse când închideți browserul. Acestea sunt cookie-uri primare.
• Cookie-uri de măsurare a traficului. Aceste cookie-uri colectează informații într-o formă anonimizată despre modul în care vizitatorii folosesc website-ul nostru. Acestea ne permit să recunoaștem și să numărăm numărul de vizitatori și să vedem cum vizitatorii navighează pe website atunci când îl folosesc, precum și regiunile aproximative din care vizitează website-ul. Acestea sunt cookie-uri primare.
• Cookie-uri de funcționalitate. Aceste module cookie permit website-ului nostru să-și amintească alegerile pe care le faceți (cum ar fi numele de utilizator, limba sau regiunea în care vă aflați, dacă este cazul) și oferă caracteristici îmbunătățite, mai personale. Aceste cookie-uri pot fi folosite și pentru a reține modificările pe care le-ați făcut asupra dimensiunii textului, fonturilor și altor părți ale paginilor web pe care le puteți personaliza. Informațiile colectate de aceste cookie-uri pot fi anonimizate și nu pot urmări activitatea dumneavoastră de navigare pe alte website-uri. Acestea sunt cookie-uri primare.
• Cookie-uri de publicitate. Aceste module cookie ne permit nouă și agenților noștri de publicitate să furnizăm informații mai relevante pentru dumneavoastră și interesele dumneavoastră. Ele sunt, de asemenea, folosite pentru a limita numărul de situații când sunteți vizat de și vi se afișează o reclamă, precum și pentru a ajuta la măsurarea eficienței campaniilor publicitare. Aceste module cookie își amintesc că ați vizitat website-ul nostru în trecut și ne pot ajuta să vă alcătuim profilul. Acestea sunt cookie-uri persistente care vor fi păstrate pe dispozitivul dumneavoastră până la expirarea lor sau până la ștergerea lor manuală.
• Cookie-uri Social Media. Aceste cookie-uri vă permit să vă conectați la rețelele de social media, cum ar fi LinkedIn. Acestea sunt cookie-uri persistente care vor fi păstrate pe dispozitivul dumneavoastră până la expirarea lor sau până la ștergerea lor manuală.

14. Putem combina informațiile din aceste tipuri de cookie-uri și tehnologii cu informații despre dumneavoastră obținute din alte surse.

Consimțământul pentru cookie-uri și retragerea acestuia

15. Presupunerea noastră este că sunteți de acord să plasăm cookie-uri pe dispozitivul dumneavoastră. Majoritatea browserelor de internet acceptă automat cookie-uri. Cu toate acestea, dacă doriți (sau un alt utilizator al dispozitivului dorește) să vă retrageți consimțământul pentru plasarea de module cookie pe dispozitivul dumneavoastră, aveți posibilitatea de a accepta sau de a refuza cookie-urile modificând setările browserului. Dacă alegeți să refuzați cookie-urile, este posibil să nu puteți experimenta pe deplin anumite caracteristici ale website-ului și Serviciilor noastre.

16. Când intrați pe website-ul nostru, veți vedea un mesaj care vă va cere acordul pentru a plasa cookie-uri pe dispozitivul dumneavoastră. Pentru a vă oferi consimțământul, apăsați pe butonul de acceptare. Odată ce vă dați consimțământul, acest mesaj nu va mai apărea din nou când veți reveni pe website. Dacă dumneavoastră sau un alt utilizator al dispozitivului dumneavoastră doriți să vă retrageți consimțământul acordat, puteți face acest lucru în orice moment modificând setările browserului, în caz contrar vom presupune că sunteți de acord să primiți cookie-uri de pe website-ul nostru. Pentru mai multe informații, vă rugăm să vizitați allaboutcookies.org și http://www.youronlinechoices.com/uk/.

Dezvăluirea datelor personale

17. Există circumstanțe în care Afacerea poate dori să dezvăluie sau este obligată să dezvăluie datele dumneavoastră cu caracter personal către terți. Aceste scenarii includ dezvăluirea către:

• filialele noastre sau birourile asociate;
• furnizorii noștri de servicii la care apelăm pentru furnizarea Serviciilor, incluzând curieri, traducători, consultanți IT, agenți de legalizare, furnizori de servicii de găzduire web, parteneri de verificare a identității (pentru a vă verifica identitatea în bazele de date publice), consultanți, de exemplu, pentru a proteja securitatea sau integritatea afacerii noastre, inclusiv bazele de date și sistemele noastre și din motive de continuitate a activității;
• autorități publice care efectuează activități necesare pentru prestarea Serviciilor, cum ar fi biroul de legalizări al Foreign, Commonwealth and Development Office (de unde se obțin apostilele);
• organizații din străinătate care efectuează activități necesare pentru prestarea Serviciilor, cum ar fi Ambasadele și Consulatele altor state;
• organizații profesionale care exercită anumite funcții publice, de guvernanță și de arhivare în relația cu profesia notarilor, precum The Notaries Society și The Faculty Office;
• partenerii noștri de publicitate și marketing (atunci când v-ați dat acordul pentru această dezvăluire) care ne permit, de exemplu, să livrăm anunțuri personalizate pe dispozitivele dumneavoastră sau care vă pot contacta prin poștă, e-mail, telefon, SMS sau prin alte mijloace;
• persoane juridice succesoare sau partenere, temporar sau permanent, în scopul unei asocieri, colaborări, finanțări, vânzări, fuziuni, reorganizări, schimbări a formei juridice, dizolvări sau altui eveniment similar legat de Afacere. În cazul unei fuziuni sau vânzări, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi transferate permanent unei companii succesoare;
• autorități publice, atunci când suntem obligați prin lege să facem acest lucru; și
• orice altă terță parte, atunci când v-ați dat consimțământul pentru dezvăluirea datelor dumneavoastră personale.

Transferul internațional al datelor dumneavoastră cu caracter personal

18. Putem transfera datele dumneavoastră cu caracter personal unor terțe părți din alte țări decât cea în care au fost colectate inițial dacă acest lucru este necesar pentru prelucrarea lor în conformitate cu scopurile menționate mai sus. În particular, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transferate către organizații străine, cum ar fi ambasadele sau consulatele altor state situate în Regatul Unit al Marii Britanii și Irlandei de Nord sau în străinătate. Astfel de organizații vor prelucra datele cu caracter personal în conformitate cu legile cărora le sunt supuse și cu tratatele internaționale asupra cărora Afacerea nu are control.

19. În cazul în care Afacerea transferă date cu caracter personal către organizații private din străinătate, cum ar fi subcontractanții noștri, se va asigura, conform legii în vigoare și atât cât este posibil, că drepturile dumneavoastră privind protecția acestor date sunt protejate în mod adecvat prin mijloace tehnice, organizaționale, contractuale sau prin alte mijloace legale adecvate. În astfel de circumstanțe ne puteți contacta pentru a obține o copie a acestor măsuri de protecție, în măsura în care este disponibilă.

Păstrarea datelor cu caracter personal

20. Datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi păstrate atâta timp cât este necesar în mod rezonabil pentru scopurile enumerate mai sus sau conform prevederilor legale. De exemplu, Regulile de Practică Notarială din Anglia impun ca actele notariale în formă publică să fie păstrate permanent. Înregistrările actelor care nu sunt în formă publică se păstrează pentru o perioadă minimă de 12 ani. Noi am optat să păstrăm și actele notariale în formă privată permanent. Din motive de securitate și comoditate, datele cu caracter personal vor fi stocate pe unități de date la distanță, dar într-o formă criptată.

21. Putem păstra o formă anonimizată a datelor dumneavoastră cu caracter personal, care nu se va mai referi la dumneavoastră, în scopuri statistice fără limite de timp, în măsura în care avem un interes legitim și legal în a face acest lucru.

Securitatea datelor cu caracter personal

22. Afacerea va implementa măsuri tehnice și organizatorice de securitate pentru a preveni accesul neautorizat la datele dumneavoastră cu caracter personal.

23. Cu toate acestea, vă rugăm să rețineți că transmiterea de informații prin internet nu este niciodată complet sigură. Deși facem ceea ce ne stă în putință pentru a menține propriile noastre sisteme în siguranță, nu avem control deplin asupra tuturor proceselor implicate, de exemplu, în utilizarea de către dumneavoastră a website-ului nostru sau în trimiterea de materiale confidențiale către noi prin e-mail. Prin urmare, nu putem garanta securitatea informațiilor dumneavoastră transmise către noi pe internet.

Drepturile persoanelor vizate

24. Persoanele vizate au numeroase drepturi în legătură cu datele lor personale. Pentru mai multe informații despre drepturile dumneavoastră privind protecția datelor personale, vă rugăm să vizitați site-ul web al Information Commissioner’s Office (org.uk).

• Dreptul de a face o cerere de acces la date cu caracter personal (“subject access request”, “SAR”). Persoanele vizate pot solicita în scris copii ale datelor lor personale. Cu toate acestea, satisfacerea unor astfel de solicitări este supusă anumitor limitări, incluzând pe cele legate de drepturile altor persoane vizate. Fiecare cerere trebuie să precizeze clar că se face un “SAR”. De asemenea, vi se poate solicita să trimiteți o dovadă a identității și a plății unui tarif, acolo unde este cazul.
• Dreptul la rectificare. Persoanele vizate pot solicita să rectificăm orice date cu caracter personal inexacte sau incomplete.
• Dreptul de retragere a consimțământului. Persoanele vizate își pot retrage oricând consimțământul cu privire la prelucrarea datelor lor cu caracter personal efectuată de Afacere pe baza consimțământului anterior. O astfel de retragere nu va afecta legalitatea prelucrării datelor personale bazată pe consimțământul acordat anterior.
• Dreptul de a vă opune prelucrării, inclusiv procesării automate și creării de profiluri. Afacerea nu ia decizii automate. Crearea de profiluri poate fi efectuată în scopuri de administrare a Afacerii, cum ar fi monitorizarea tendințelor în vizitele utilizatorilor pe website-ul nostru și pentru a oferi anunțuri publicitare relevante. Afacerea poate utiliza platforme de due diligence terțe care oferă recomandări despre persoanele vizate prin mijloace automate. Ne vom conforma cu obiecția oricărei persoane vizate de prelucrare, cu excepția cazului în care avem un motiv legitim imperativ pentru prelucrare, ori prelucrarea este pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea împotriva unor pretenții legale, ori dacă avem un alt motiv legal pentru a refuza o astfel de cerere. Vom respecta fiecare cerere validă de renunțare la comunicările de marketing.
• Dreptul la ștergerea datelor personale. Persoanele vizate pot solicita să le ștergem datele personale. Ne vom conforma, cu excepția cazului în care există un motiv legal pentru a nu face acest lucru. De exemplu, poate exista un motiv legitim primordial pentru păstrarea datelor cu caracter personal, cum ar fi obligațiile noastre de arhivare pe care trebuie să le respectăm.
• Dreptul de a solicita restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal. Persoanele vizate pot cere să limităm prelucrarea datelor lor personale în diferite circumstanțe. Ne vom conforma, cu excepția cazului în care există un motiv legal pentru a nu face acest lucru, cum ar fi o obligație legală de a continua prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal într-un anumit mod.
• Dreptul la portabilitatea datelor. În anumite circumstanțe, persoanele vizate pot solicita Afacerii să furnizeze o copie a datelor lor personale într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit electronic, pentru a le transfera unui alt furnizor de servicii identice sau similare. În măsura în care acest drept se aplică Serviciilor, ne vom conforma unei astfel de cereri de transfer. Vă rugăm să rețineți că un transfer către un alt furnizor nu implică ștergerea datelor cu caracter personal ale persoanei vizate, care pot fi încă necesare în scopuri legitime și legale.
• Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere. Sugerăm ca persoanele vizate să ne contacteze în legătură cu orice întrebări sau reclamații în legătură cu modul în care procesăm datele cu caracter personal. Cu toate acestea, fiecare persoană vizată are dreptul de a contacta direct autoritatea de supraveghere relevantă.